Import
Die Datenübernahme aus Fremdanwendungen erfolgt über Textdateien. Ihre vorherige Anwendung sollte eine Textdatei mit Feldtrennzeichen (Tabulator, Komma oder Semikolon) erzeugen können. Die meisten Anwendungen können das problemlos bewerkstelligen.
Diese Textdatei muss für jeden Datensatz die gleiche Anzahl von Datenfeldern enthalten, so dass der gesamte Datenbestand eine große Tabelle darstellt. Die Reihenfolge der Datenfelder muss Ihnen bekannt sein.
Hinweis:
Sie können diese Tabelle z. B. mit Excel bearbeiten, um bestimmte Massenänderungen durchzuführen. Nach der erfolgten Änderung können Sie mit "Datei / Speichern unter" den Dateityp "Text-Datei *.txt" wählen und somit die Tabelle als Textdatei speichern.
Für jede Verwaltung steht ein separater Import-Programmteil zur Verfügung. D. h. Sie importieren die Personen getrennt von Firmen und Noten in das Programm.
Haben Sie die Textdatei vorbereitet, wechseln Sie in das Vereinsprogramm und wählen z. B. hier:
Programme / Datenaustausch / Import von Text-Dateien / Personen
In der Maske, die sich öffnet, müssen Sie nun im linken Fenster die Feldreihenfolge Ihrer Textdatei herstellen. Im rechten Fenster erscheinen alle Felder, die im Vereinsprogramm vorhanden sind.
Es gibt einige Besonderheiten beim Aufbau der Textdatei zu beachten:
1. Das Feld Nummer
Die Textdatei muss immer das Feld "Nummer" (am besten als erstes Feld) enthalten. Dieses Feld darf nur numerische Werte enthalten. Kein Wert darf doppelt vorkommen.
2. verschlüsselte Felder
Im Programm werden viele Werte intern mit Nummern verschlüsselt. Sie erkennen diese Felder an dem Zusatz "(Nr)" im Feldnamen.
Nehmen wir z. B. die "Adressanrede". Das Feld heißt im Programm
Adressanrede (Nr)
Die Werte für die Adressanrede werden im Programm wie folgt hinterlegt:
1 für Frau
2 für Herrn
3 für Firma
Sie können diese Liste natürlich um eigene Anreden erweitern. Die aktuellen Werte können Sie sich unter
Vorgefertigte Dokumente / Voreinstellungen / Adressanreden ansehen bzw. ausdrucken.
Möchten Sie nun dieses Feld importieren, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie tragen in Ihrer Textdatei die Nummer oder die Anrede als Text ein. Bitte nutzen Sie nur eine dieser Möglichkeiten.