Hinweise zum Datenaustausch innerhalb des Vereins
Die Lizenzbestimmungen der Firma ComMusic erlauben den mehrfachen Einsatz des Vereinsverwaltungsprogramms innerhalb eines Vereins um die ehrenamtliche Arbeit auf mehreren Schultern zu verteilen. Dazu existiert ein umfangreiches und ausgefeiltes System zum Datenaustausch.
Möchten Sie den kompletten Datenbestand mit allen Daten auf einem anderen PC übertragen, ohne das die Daten des Zielsystems erhalten bleiben sollen, so benutzen Sie bitte die Datensicherung und nicht den Datenaustausch.
Der Datenaustausch dient dazu mehrere Datenbestände, die mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten, zu synchronisieren.
Der Datenaustausch im Verein basiert auf einheitlichen Nummern (Feld 'Nummer') in den einzelnen Verwaltungen. Anhand dieser Nummer wird jeder Datensatz im gesamten Verein identifiziert.
Das bedeutet, dass diese Nummer auf keinem beteiligten PC geändert werden darf, sobald mit dem Datenaustausch gearbeitet wird.
Sollten Sie versuchen, das Feld Nummer in einer Verwaltung zu ändern, bekommen Sie einen Warnhinweis zu diesem Thema.
Wenn mehrere Personen verteilt an einem Datenbestand arbeiten, müssen sich diese Personen genau absprechen, wer welche Daten bearbeitet.
Sie können entscheiden, ob die Abgänge in der jeweiligen Verwaltung wirklich gelöscht werden sollen. Das sollten Sie nur tun, wenn Sie den exakten Stand der Austauschdatei auch auf Ihrem PC haben möchten. Z. B. dann, wenn Ihnen der oder die Hauptverantwortliche für die Notenverwaltung seinen Notenbestand geschickt hat und Sie mit der Verwaltung der Noten nichts zu tun haben.
Sie dürfen die Abgänge nicht löschen lassen, wenn Sie nur einen Teilbestand einer Verwaltung (z. B. nur die aktiven Mitglieder) von jemanden bekommen und Sie die fördernden Mitglieder aber schon in Ihrer Verwaltung eingetragen haben.